שתף, , גוגל פלוס, פינטרסט,

Posted in:

איך להימנע מפגישות מיותרות?

פגישות היכרות, פגישות מכירה, פגישות בריף, פרזנטציות, פגישות סנכרון, פגישות כי הזמינו ולכולן אורבת סכנה גדולה ומייבשת במיוחד – הן עלולות להתברר כמיותרות.

ובואו לא נזלזל, פגישה מיותרת היא לא רק שעה וחצי שנשרפה וכוס קפה נוספת למאזן. זה גם זמן הנסיעה, כמה מיילים לפני ואחרי וזמן התאוששות עד שחוזרים לעבודה רציפה. אז תוסיפו עוד שעה וחצי לחשבון. מפה לשם, מגיעים לחצי יום.

איך מזהים פגישות מיותרות?

החוק פשוט, פגישה מיותרת היא כל פגישה שאתם לא יודעים את מטרתה וכל מטרה שאפשר להשיג בדרך אחרת. אם הגעתם לפגישה בלי מושג ברור לקראת מה אתם הולכים – מיותר. אם את המטרה אפשר לסגור בטלפון, במייל או בווידאו – מיותר.

לסרב (?!)

אם הבנתם שאתם לא נחוצים בפגישה הדרך הפשוטה והמידית ביותר לפגישה היא להציע אלטרנטיבה ודה-פקטו, להצהיר שאין טעם לקיומה. אם הלקוח מתעקש, ותלוי מה מערכת היחסים, תמשיכו להציע את האלטרנטיבה שלכם. למשל, שיחת משוב ומקצה שיפורים על העבודה שלכם יכולה בהחלט להסתיים במייל או בשיחה טלפונית, ודוגמאות אחרות לפגישות "כאילו" נחוצות, יש הרבה.

שיחות וידאו

green_sign_560pxl_1

 

שיחת וידאו איכותית היא תחליף נהדר לפגישה פרונטלית, ובמקרים מסוימים אפילו עולה עליה. בשיחת וידאו אפשר לשתף מסך, לשלוח מסמכים ולינקים בצ

 

'אט, להוסיף משתתפים רק לזמן בו הם נחוצים ובמקביל גם ליצור סיכום שיחה.  וכאן יש טיפ קטן: הפעילו את המצלמה. ההבדל בין שיחה שבה אתם מופיעים לבין שיחה שבה רק הצלמית שלכם מופיעה (מצלמה סגורה) הוא עצום!

מסגרת זמן לכל פגישה

במחקר שערכו מגזין העסקים הנחשב Howard Business Review ובית הספר לכלכלה של לונדון גילו שמנהלים בחברות מבלים 18 שעות שבועיות בפגישות. שליש שבוע! מתוכן למעלה מרבע ובמקרים מסוימים גם חצי מהזמן דווח כמבוזבז. כלומר, יום עובדה בשבוע מתבזבז על שיחות מיותרות במהלך פגישות. לכל פגישה צריך לקבוע זמן סביר, עם שעה לסיום הפגישה, וגם אותו רבים ממליצים לקצר בחצי, ובאורח פלא כל הנושאים מטופלים באותו זמן. אל תחששו לעדכן את כל הנושחים בתחילת הפגישה שיש להם רק X זמן.

אג'נדה והכנה מראש

לכל פגישה צריכה להיות אג'נדה. על מה הולכים לדבר, מה התוכן הרלוונטי ומי אחראי לדבר על הנושאים. אם הלקוח חייב להיפגש כדי לספר לכם על המתחרים שלו, שישלח מראש לינקים לאתרים; אם  צריך לקיים פגישה נוספת על עיצוב המטבח, שהלקוחות יביאו רעיונות שהלהיבו אותם, אם הפגישה היא על סבב תיקונים, שיגיע כל מי שצריך להתייחס לעבודה ועם מסמך סדור של הדברים שדורשים תיקון וכולי. מה שמוביל אותנו לנקודה הבאה.

רק מי שצריך

מספר הנוכחים וזהותם הוא פרט מכריע. בפגישות קטנות, כל אדם שלא מחבור למשימה ועסוק בטלפון שלו, שלא לומר עוצר את השטף, מעמיס על הקצב והיעילות של הפגישה. הגעתם לשיחת היכרות? וודאו שהאיש שמחליט ינכח בפגישה. הגעתם לראיין את המומחה? ראו שמי שצריך להיות בחדר, ורק הוא, נמצא בחדר.

 

 

פוסטים נוספים שכנראה יעשו טוב לעסק שלך

תגידו מה חשבתם:

תהיה הראשון להגיב!

avatar