שתף, , גוגל פלוס, פינטרסט,

Posted in:

איך להפוך את הפגישות שלכם ליעילות?

בפוסט הקודם סיפרנו לכם איך להימנע מפגישות מיותרות (ספוילר: או לסרב או להפוך אותם לנחוצות). הפעם, נתמקד בפגישות החשובות והנחוצות, עם טיפים ושיטות להפוך אותן למדויקות, מקדמות ויעילות להפליא. יאללה, הרמנו מספיק, בוא נראה מה צריך לעשות.

הכנה לפגישה

בהנחה שלפגישה יש מטרה מוגדרת (אם אין, היא כנראה מיותרת), דאגו שתהיו מעודכנים במטרותיה. אם מדובר בפגישת היכרות, בקשו לדעת מי ינכח בה כדי להתכונן לפורום (או לפחות לא להיות מופתעים) ולאופן ההצגה שלכם.

אם מדובר על פגישת עבודה, בקשו לקבל את רשימת הנושאים שתדברו עליהם. אם אתם קובעים את האג'נדה, שלחו אותה מראש לכל הנוכחים. בקשו לקבל מראש את חומרי הגלם הרלוונטיים, כדי שהפגישה תתועל לשאלות קונקרטיות ולפיתוח של השלב הבא, במקום ללמידה ראשונית של הדברים.

אגב נוכחים, המספר הטוב ביותר לפגישה הוא המינימום ההכרחי. כל אדם שלא נחוץ בפגישה הוא אדם שמעכב אותה. מאמנים אמריקאים (שם פגישות הן מחלה כרונית) מרחיקים לכת וטוענים שכל פגישה מעל חמישה אנשים היא פגישה מיותרת.

במהלך הפגישה

לכל פגישה יש זמן גג. גם לפגישות שתרצו להרשים, להקסים ולהיראות נדיבים. בפגישות עבודה שוטפות, אפשר להכריז על פרק הזמן שיש לפגישה כבר בתחילתה, כדי להכניס את כולם לרצינות עבודה.green_sign_560pxl_1

לכל פגישה יש מי מנהל פגישה. בדרך כלל זה יהיה זה שזימן אותה. תפקידו לסכם ולעבור בין נושאים, לחלק משימות, לקבוע לוחות זמנים, לעצור שיחות חולין לפני שהן נהפכות למסיבה ולהוציא סיכום לפגישה. אם אין אחד כזה, הפגשה שלכם לא אפקטיבית.

בפגישות וידאו – תפעילו את הווידאו. הבדל בין פגישה עם מצלמה לפגישה בלי מצלמה הוא עצום. גם ברמה הבינאישית וגם באופן המדויק שבו אתם מבינים מה הצד השני רוצה להביע.

לא ישראלי, אבל הכרחי – אל תפריעו לאדם להשלים את הרעיון שלו. אם יש לכם תוספות והארות על דבר שנאמר, רשמו אותן בצד והשלימו בתורכם. למה? אם נשים את הכבוד הבסיסי לזולת בצד, התפרצויות יוצרות עוד התפרצויות שיוצרות בלגאן בפגישה. ובלגאן בפגישה זה רע.

אחרי הפגישה

פגישה צריכה להסתיים במייל סיכום פגישה. הוא יכלול את ההחלטות, המשימות והאחראי עליהן ואת לוחות זמנים. זהו תנאי מפתח ליישום ההחלטות בפגישה. ואם אתם אלה שמסכמים אותה, זה יוציא אתכם רציניים ומקצועיים בעיני הלקוח.

אחרי הפגישה קיימת תקופת ההתאוששות – פרק הזמן שבו אתם חוזרים לשגרת עבודה רגילה. זה נכון בעיקר לפגישות ארוכות ורוויות יצרים, כמו פרזנטציות או פגישות מכירה ארוכות.

(שווה לקרוא את המאמר על מציאת הזמן האופטימלי עבורכם לפגישות) ובכל מקרה, קחו את הזמן לנקות את הראש. קפה זריז בבית קפה, הליכה בים, שני עמודים מספר או כל דבר אחר שיאפשר לכם לאתחל את עצמכם ואת המשך היום.

 

 

פוסטים נוספים שכנראה יקדמו את העסק שלך

תגידו מה חשבתם:

תהיה הראשון להגיב!

avatar