הצעת מחיר היא השלב הראשון בדרך לעסקה, המסמך הראשון שהלקוח מקבל מכם, בדרך כלל, שבסופו – אם הכל ילך לפי התוכניות – תוכלו למכור לו את המוצר או את השירות שאתם מציעים. אבל מהי בעצם הצעת מחיר, מה המעמד שלה מבחינה חשבונאית ומשפטית, ואיך כותבים הצעת מחיר? הנה כל התשובות לשאלות האלה, ולעוד כמה שאלות שאולי עוד לא הספקתם לחשוב עליהן.
מהי הצעת מחיר ועד כמה היא מחייבת את בעל העסק?
הצעת מחיר היא מסמך שבו בעל העסק מציע את שירותיו ללקוח, ומפרט כמה הם יעלו. לא בכל עסקה נדרשת הצעת מחיר: ישנם תחומים שבהם לרוב מדלגים על השלב הזה, משום שאין בו ממש צורך. לדוגמה, חנויות של מוצרים לבית או של ציוד לבית הספר, שם המחירים כתובים על כל מוצר ואין צורך בהצעה מקדימה.
לעומת זאת, בעלי מקצוע רבים אחרים נדרשים לשלוח הצעת מחיר ללקוחות שלהם, כמסמך מקדים להזמנה, וגם יותר מזה: כהזדמנות עבור הלקוח לחשוב, לבדוק ולהשוות מחירים, ורק לאחר מכן להחליט אם הוא מקבל את ההצעה.
יש לזכור שהצעות מחיר הן לא מסמכים חשבונאיים – כלומר הן לא נכללות בדיווחים לרשויות המס. הסיבה לכך ברורה: הצעת מחיר היא מסמך מותנה, וכלל לא בטוח שתהפוך להזמנה בסופו של דבר. מה שכן, שימו לב לעניין החשוב הזה: הצעת מחיר היא מסמך מחייב. כלומר אם הלקוח קיבל את הצעת המחיר שלכם, עליכם לעמוד בכל הפרטים שנכתבו בה במידה והלקוח אישר ורוצה להוציא אותה אל הפועל. מבחינה משפטית, אם לא תעמדו בסיכומים המופיעים בה – הפרתם הסכם. קחו זאת בחשבון.
עוד לפני כתיבת המסמך: גבשו הצעת מחיר מותאמת ללקוח
בעלי עסקים רבים חוטאים בשליחת הצעת מחיר זהה וגנרית ללקוחות שונים, מבלי להתחשב בשוני שיש בין כל לקוח ולקוח.
לפני שאתם יושבים לכתוב את הצעת המחיר עצמה, כדאי שתתפרו הצעה מותאמת אישית ללקוח שעומד לקבל אותה. בין היתר התחשבו ב:
- השירותים שהלקוח מצפה לקבל מכם: הימנעו מלהעמיס בהצעת המחיר שירותים לא רלוונטיים כדי לעבות את המסמך.
- טווח המחירים שהלקוח מוכן לשלם: אם אתם יודעים שללקוח יש סכום מקסימלי שהוא מוכן לשלם, התאימו את הצעת המחיר לסכום הזה או לסכום גבוה בקצת.
איך כותבים הצעת מחיר?
בהמשך למה שכתבנו כאן כעת, חשוב לדעת מראש איך לכתוב את הצעת המחיר. הנה כמה עקרונות מרכזיים:
- פרטי הלקוח והעסק: הצעת המחיר צריכה לכלול את פרטי הלקוח ואת פרטי העסק. מומלץ לכתוב גם את הטלפון או הטלפונים שבהם אפשר להשיג אתכם, מייל, כתובת אתר אינטרנט ואפילו קישורים לפרופיל העסק ברשתות החברתיות.
- מבנה ההצעה: פרטו את ההצעה לפי סעיפים, אך השתדלו לא להאריך במילים יתר על המידה, כדי שלא תצא הצעה ארוכה מדי. כל סעיף – בתמצית, עם עיקרי הדברים.
- ירידה לפרטים: כתבו כל פרט שיכול לחסוך אי־הבנה בהמשך, למשל: כמות הציוד הנרכש במדויק, הדרך שבה תבצעו את העבודה וכדומה.
- תמחורי ביניים: אל תשכחו לכתוב את התמחור של כל סעיף וסעיף בהצעת המחיר.
- הנחות והטבות: אם יש שירותים שסיכמתם שיינתנו ללקוח בחינם או בהנחה כלשהי, כתבו אותם במפורש בהצעת המחיר, עם התמחור המתאים.
- לוח זמנים: כתבו את לוח הזמנים באופן מפורש, ואם ישנן נקודות יציאה עבור הלקוח, ציינו גם אותן.
- תנאי תשלום: כתבו באופן ברור את תנאי התשלום, את אמצעי התשלום ואת מועדי התשלום, כדי שלא יהיו אי־הבנות בהמשך.
- תוספות מותנות: כדאי שהצעת המחיר תכלול גם תוספות מותנות – עבודות נוספות שניתן לבצע במסגרת ההזמנה או שהלקוח שוקל להזמין, שיתווספו למחיר.
- דדליין למענה להצעה: הגבילו בזמן את הצעת המחיר. זה גם יאפשר לכם לגבות מחיר אחר אם עוברת תקופה ארוכה יותר מאז שהוגשה הצעת המחיר המקורית, וגם יבהיר ללקוח שההחלטה שלו מוגבלת בזמן.
עוד כמה טיפים חשובים
- לפני שאתם מנסחים הצעת מחיר, דברו עם הלקוח ורשמו את הנקודות החשובות שעולות בשיחה. כך תיצרו את הצעת המחיר המדויקת ביותר.
- לרוב נהוג לתת לכל מסמך שיוצא מבית העסק ללקוח כותרת מתאימה. ישנם בעלי עסק שבמקום ״הצעת מחיר״ קוראים למסמך ״הצעה לתחילת עבודה״ או כל כותרת אחרת, מתוך מחשבה שכך המחיר לא יהווה את מוקד תשומת הלב. חשבו על כך ברמה השיווקית.
- כתבו את הצעת המחיר בשפה הברורה ביותר ללקוח.
- דאגו שפרטי העסק וכל הפרטים החשובים ליצירת קשר, מופיעים על הצעת המחיר.
- ככלל, הצעות מחיר הן השלב שמניע עסקה ומוציא אותה לדרך, כך שכדאי מאוד להשקיע בהן זמן ומחשבה. שימו לב מה עובד יותר ומה עובד פחות עבור הלקוחות שלכם, ויישמו את המסקנות בפעמים הבאות, כדי ליצור את המסמך המזמין ביותר והמשכנע ביותר.
דוגמה להצעת מחיר
כדי שלא תצטרכו לדמיין, הנה דוגמה להצעת מחיר מעוצבת ויפה, מהמערכת של מורנינג 🙂
הדרך היעילה להפקת הצעות מחיר
עם מורנינג של חשבונית ירוקה, ניתן להפיק הצעות מחיר בקלות ובמהירות, בתבנית מעוצבת ואלגנטית שגם נראית מעולה וגם חוסכת לכם זמן התעסקות יקר. הצעת המחיר אושרה? תוכלו להפיק חשבונית מס / קבלה בקליק מתוך הצעת המחיר, כולל משלוח אוטומטי ללקוח. יעיל, מהיר ונוח.